Описание
Как мы упоминали в прошлой статье хранение и учет товаров на складе предполагает следующие действия: систематическое проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами.
Если говорить о перемещении, то тут все очень просто:
Документ Перемещение в учетной системе представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада (источник) и поступление товара на другой склад (получатель). Сотрудник открывает этот документ выбирает склад-источник и склад-получатель, сканирует товар и всё.
Немного сложнее выглядит алгоритм действий при инвентаризации. Но с моей точки зрения, если склад автоматизирован, то это простые и выверенные действия и эта процедура не сравниться с тем, что происходит при инвентаризации «вручную».
Как происходит инвентаризация:
Рассмотрим вариант, когда предприятие имеет в наличии только один терминал сбора данных.
- В учетной системе создаем инвентаризационную ведомость. С указанием номера склада, ответственного лица и другой необходимой информацией.
- Выгружаем инвентаризационную ведомость в терминал сбора данных.
- Сотрудник считывает товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных.
- Терминал сбора данных устанавливается на подставку и фактические данные выгружаются в учетную систему. Из терминала сбора данных в учетную систему выгружается информация о фактическом количестве.
- Учетная система сравнивает фактические с учетными данными и выдает информацию об излишках и недостачах и сразу выдает нам информацию о необходимости создать документ Списания и/или Оприходования товаров.
Чтобы в системе была правильная информация необходимо:
- Списать недостачи;
- Оприходовать излишки;
Затем на разницу между списанием и оприходованием материально ответственное лицо может быть оштрафовано.
Для ускорения процесса инвентаризации или для проведения инвентаризации на разных складах, создаются несколько инвентаризационных ведомостей. Если у вас в наличии один терминал сбора данных, то мы выгружаем ведомости по порядку. Сначала выгружается одна ведомость, проводиться инвентаризация, фактические данные выгружаются в учетную систему. Далее выгружается вторая ведомость, проводиться инвентаризация, фактические данные выгружаются в систему т.д. Если же у нас есть несколько терминалов сбора данных, то можно в разные терминалы выгружать разные ведомости, что значительно уменьшает время проведения инвентаризаций.
Была в нашей практике и такая ситуация:
Клиент имел несколько складов, как готовой продукции, так и сырья и материалов. На первом этапе у клиента на складе был полный хаос, отсутствовало адресное хранение, из-за этого один и тот же товар мог храниться в разных местах, многие товары не имели штрих кода.
Кратко, расскажу о шагах, которые помогли устранить хаос.
- Клиент обратился к поставщикам сырья и материалов с просьбой о предоставлении в электронном виде следующей информации: наименование товара с артиклем и штрих код, который соответствует этому товару.
- Экономист внес в учетную систему штрих коды. Конечно, данное действие можно было автоматизировать и экспортировать штрих коды путем интеграции. Но клиент принял решение сделать это вручную, для того чтобы убрать за двоения, перепроверить правильность внесения и соответствия артикулов наименованию товара, тем самым он провел инвентаризацию номенклатуры в учетной системе.
- Далее необходимо было провести первичную инвентаризацию с использованием терминалов сбора данных. Для этого клиент купил один терминал и два терминала взял в аренду. В учетной системе была создана инвентаризационная ведомость и выгружена на три терминала сбора данных с пометкой ответственного лица. Склад разделили на три секции и назначили ответственное лицо по каждой секции. В итоге каждая инвентаризационная ведомость содержала все позиции, хранящиеся на складах, но была с пометкой Секция№ 1 – Иванов И.И., Секция № 2 – Петров П.П., Секция № 3 – Сидоров С.С.
Ответственные исполнители последовательно сканировали товар, каждый в своей секции. Было важно не вписывать количество, а именно сканировать штрих код на каждом товаре.
- Далее данные с терминалов были перенесены в учетную систему и первичная инвентаризация показала, что есть в наличии, а что отсутствует.
- На этапе первичной инвентаризации, все товары, которые не имели штрихкод были перемещены на один стеллаж.
В учетной системе были сгенерированы коды для товаров без штрих кода и создана дополнительная инвентаризационная ведомость, распечатаны штрих коды.
- Проведена первичная инвентаризация товаров с внутренним штрих кодом.
На этом первый этап закончен. Благодаря первичной инвентаризации клиент знал:
- какой товар имеется в наличии на складе;
- в каком секторе он храниться.
7. Далее была введена система адресного хранения, каждому стеллажу присвоен штрих код. Этот же штрих код был внесен в учётную систему к каждому товара. В течении 2 дней, весь товар переместили по адресу и была проведена повторная инвентаризация.
Вся процедура заняла 6 рабочих дней, была проведена в начале года, до 10 января, что было удобно. Были приведены в порядок склады общей площадью 2352 м.кв., содержащие более 8000 SKU.
Полезные советы:
- Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию силами сотрудников склада. Так как работник проверяет сам себя. Если у вас нет возможности привлечь сторонних лиц, то как минимум, пускай инвентаризацию проводят люди из других подразделений вашей компании. С терминалом сбора данных это сделать легко, для этого не нужны специальные знания.
- Если по результатам инвентаризации всё сошлось, то это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.
- Также напомню Вам, что инвентаризация должна проводиться в выходные или нерабочие дни, чтобы на нем не происходило движения товаров.
- Для ускорения процессов инвентаризации вы можете взять в аренду необходимое количество терминалов, что позволит Вам быстро провести процесс инвентаризации без особых затрат.
- При покупке терминалов сбора данных обратите внимание прошёл ли терминал сертификацию в 1С Предприятие. Данная информация есть на сайте. В дальнейшем это значительно облегчит корректность работы оборудования с 1С и сократит Ваши затраты при автоматизации предприятия (вам не нужно будет оплачивать лишние часы работы программистам, адаптирующим оборудование к учетной системе). Не покупайте «кота в мешке».
- При покупке терминала сбора данных Вам необходимо правильно оценить мощность терминала. По практике, рабочий терминал должен иметь память не менее RAM 2 GB / ROM 16 GB.
- Для проведения инвентаризации купите терминал сбора данных с экраном не менее 4 дюйма. Для текущей работы будет достаточно терминала с экраном 3,5-3,7 дюймов.
- При покупке оборудования обратите внимание на предустановленные программные продукты. Большим преимуществом является, предустановленная 1С мобильная версия. Это значит, что Вам не нужно будет переплачивать Вашим разработчикам за разработку мобильного приложения «для Вас».
Подведем итоги по наличию оборудования: Для проведения инвентаризации Вам достаточно иметь в наличии терминал сбора данных.
Самые популярные модели:
Теряетесь в выборе? Звоните! Наши специалисты проконсультируют вас!
+375293142667, +375291080471
